Sinds wanneer is Shadow IT een kans voor jouw organisatie?

De enorme toename van het aantal ongeautoriseerde apps en programma’s op kantoor, ook wel shadow IT genoemd, bezorgt IT-afdelingen en bestuurders aardig wat kopzorgen. Shadow IT komt in vele soorten en maten: van afdelingen die hun eigen technologie kiezen zonder toestemming van IT tot werknemers die even snel bedrijfsdata op een USB stick zetten.

Sinds de opkomst van de bring your own device (BYOD)-trend, zijn collega's steeds creatiever geworden: men gebruikt allerlei consumentenapps om werkproblemen op te lossen. Denk aan samenwerkingstools voor bestandsdeling en videobellen. Hieronder leggen we uit hoe deze onschuldig lijkende gewoontes serieuze veiligheidsrisico’s met zich meebrengen.

Maar we kunnen het ook zonniger inzien. Schaduw IT geeft organisagies namelijk de kans om hun technologiegebruik te herzien. G Suite maakt van Shadow IT een kans om veiligheid, samenwerking, productiviteit en innovatiekracht te verhogen - dat belichten we later in dit artikel. 

De donkere kant van schaduw IT
Niemand verwacht het, maar Shadow IT komt overal voor. Volgens onderzoeksbureau Gartner beheren IT Decision Makers maar 38% van alle technologie-aankopen binnen hun bedrijf. Van het gros van de verschillende applicaties binnen een organisatie weten IT-afdelingen dus niet van het bestaan. Daarnaast blijft het onduidelijk op welke externe locaties bedrijfsdata wordt opgeslagen.

Als bedrijfsdata zo verspreid is over verschillende externe partijen, wordt het aardig lastig inzichten te verwerven. Hartstikke zonde, want organisaties die intern hun data delen, innoveren meer. Uit onderzoek van MIT Sloan Management Review blijkt:

Wat ons meer zorgen baart: shadow IT brengt enorme veiligheidsrisico’s met zich mee. Ongeautorizeerde software verzamelt gevoelige bedijfs- en werknemersdata, vaak zonder veilige opslag. Organisaties riskeren daardoor datadiefstal, malware-aanvallen en compliance-overtredingen. Gartner verwacht dat eenderde van de succesvolle aanvallen op organisaties tegen 2020 op hun Shadow IT gericht zal zijn. 

Vaak komen Shadow IT-praktijken alleen aan het licht wanneer een software tool kapot gaat en moet worden opgelost. Vaak ontdekken IT-afdelingen dan pas het bestaan van de beleidsschendingen. Het oplossen van zo’n softwareprobleem kan erg tijdrovend zijn zonder de vereiste specifieke kennis. Omdat shadow IT tijdverspilling veroorzaakt en veiligheidsrisico’s brengt, vermindert het -alweer- de innovatie en samenwerking binnen een bedrijf.  

Profiteren van shadow IT met G Suite
Waarom is shadow IT zo populair, als het zulke risico’s met zich meebrengt? Omdat mensen van nature geneigd zijn hun werk sneller en beter te doen met tools die ze in hun dagelijks leven al gebruiken. En omdat het organisaties consistent niet lukt om software aan te bieden die daarmee helpt. Gelukkig biedt Google een goede oplossing met G Suite: waarmee je documenten veilig op kunt slaan en delen, waar dan ook en op welk device dan ook. Ben Fried, CIO bij Google, zegt:

Kijk hoe Woolworths, de grootste supermarktketen in Australië, G Suite gebruikt om samenwerking en productiviteit te verhogen: 

G Suite is de perfecte IT-oplossing om collega's te ondersteunen. Het verhoogt hun productiviteit met vertrouwde samenwerkingstools en beveiligt waardevolle data. Daarnaast kunnen werknemers hun eigen apparaten blijven gebruiken. En indien nodig, kan data veilig gedeeld worden met externe partijen. G Suite beperkt de drempel voor innovatie en samenwerken door collega's overal veilige toegang tot data en tools te geven. Ontdek hoe G Suite ook in jouw bedrijf innovatie en samenwerking kan verbeteren op https://gsuite.google.com/